Dossier thématique N°14 - Faite adopter votre projet GPEC

Parce qu’une démarche GPEC nécessite l’implication de tous les acteurs d’une entreprise, elle requière inéluctablement d’être validée et adoptée par la direction et l’ensemble du personnel encadrant. Parfois initiée par le gérant ou le directeur de l’entreprise, cette étape se voit franchie sans trop de difficulté. En revanche ce n’est pas le cas lorsqu’il s’agit d’une ou plusieurs personnes du service des ressources humaines, qui quant à elles doivent négocier, trouver les bons mots et convaincre les différents protagonistes.

 

Savoir faire adopter son projet GPEC est la première étape d’une démarche compétences et se caractérise comme la plus décisive et déterminante dans la mise en œuvre du projet, au risque de ne pas aboutir aux objectifs initiaux, ou dans le pire des cas d’abandonner le projet. De ce fait nous vous proposons de découvrir dans ce numéro, quelques conseils pour convaincre la direction et les principaux acteurs des intérêts et enjeux d’une démarche GPEC pour débuter par un succès !

L’objectif de cette première étape : monter un dossier « béton » pour que votre projet GPEC soit une priorité à court terme. Pour cela, vous devez :

Définir et qualifier les objectifs que vous souhaitez atteindre

Même si, les entreprises et organisations sont de plus en plus familiarisées avec les principes de la gestion des compétences, il n’est pas rare de voir des décisionnaires bien ancrés dans leur position et habitudes pour qui cette approche va paraître abracadabrante et à des années lumières de leurs besoins !

Plus il y a de réticence, plus vous devez être clair dans les objectifs que vous souhaitez atteindre.

Elaborer une proposition de projet

Après avoir rédigé vos objectifs, il vous faudra préparer une ébauche de la méthodologie que vous allez suivre, et estimer le temps, budget et ressources qui vous seront indispensables. Sélectionner éventuellement les prestataires avec qui vous souhaitez travailler, si vous envisagez d’être accompagné dans votre démarche.

Enfin n’hésitez pas à séquencer votre projet par une série de petites étapes, cela facilite la visibilité pour définir le temps et les ressources qui devront être allouées et cela crée une dynamique plus forte tout au long du projet.

Identifier les décisionnaires et choisir le mode de présentation

Identifiez clairement l’ensemble des décisionnaires et déterminez les personnes favorables sur qui vous pourrez vous appuyer pour mener votre projet, et les personnes défavorables que vous allez devoir persuader.

A partir de là, selon la proportion de personne réticentes, selon la situation économique de l’entreprise et le poids décisionnel des personnes favorables, vous pouvez utiliser deux principes pour convaincre :

Le face à face – vous présentez votre proposition en exposant des enjeux stratégiques

La phase pilote – vous menez avec les personnes favorables une phase test dont vous présentez les résultats.

Le face à face

Méthode quitte ou double, très souvent délicate à mener mais directe, cette méthode vous permet si la réponse est positive d’avoir le feu vert dès le départ pour l’ensemble de la démarche. Vous obtiendrez plus facilement des ressources humaines et financières et la communication sera facilitée. Pour convaincre, l’essentiel du travail est de présenter des enjeux qui doivent être révélateurs pour chaque décisionnaire.

Attention, il est indispensable de prendre en compte, le décalage qu’il existe entre ce qui motive les porteurs de projet (service RH), très orientés vers des problématiques sociales, la valorisation et le bien être des individus, par rapport aux motivations de la direction et de certains managers beaucoup plus sensibles aux gains en termes de rentabilité, argent et temps.

N’hésitez pas à trouver des intérêts financiers, et à montrer la possibilité d’accroitre l’efficience des équipes et la rentabilité. Par exemple :

  • Avoir une vision globale des compétences détenues par les collaborateurs et faciliter le reclassement, l’évolution des emplois et l’adaptation aux postes de travail
  • Suivre la législation, répondre aux exigences clients, aux normes et certifications et justifier de la qualité des produits;
  • Refléter une image positive, être innovant ou pilote par rapport au groupe
  • Couvrir les compétences nécessaires à l’entreprise en optimisant le nombre de ressources
  • Gérer le capital immatériel de l’entreprise

La phase pilote

Lorsque les réticences s’annoncent trop fortes, la phase pilote permet de faire un test de mise en place d’une démarche GPEC sur un service. L’objectif de cette approche est de se servir des résultats obtenus pour montrer davantage les gains. Le test doit être réalisé sur une période courte, maximum 2 mois, et de préférence dans un service administré par un décisionnaire « favorable ». Pour convaincre, vous pourrez présenter le projet mené, les résultats obtenus, les améliorations identifiées. N’hésitez pas à faire témoigner les personnes du service.

Enfin penser à quantifier tous les gains financiers obtenus, comme par exemple :

  • Le gain en temps, qui était passé dans les tâches administratives à faible valeur ajoutée en prenant en compte le salaire chargé.
  • Le gain qui pourrait être réalisé en évitant les formations dispensées qui ne correspondent pas aux besoins des collaborateurs.
  • Le gain que vous auriez pu réaliser si vous aviez identifié à temps la perte de compétence qui vous a coûté beaucoup d’argent ce mois ci !