Dossier thématique N°15 - Bien démarrer votre projet GPEC

Lancer votre organisation dans la mise en œuvre d’une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) nécessite comme tout projet, un travail préalable pour organiser et bien cadrer l'ensemble de la démarche. Ne pensez pas pouvoir partir la tête dans le guidon, ce type de démarche s’inscrit sur du long terme et donc requiert obligatoirement une organisation bien définie.

Une véritable gestion de projet doit être mise en place pour assurer la rigueur dans le suivi et la bonne réalisation des phases du projet. Il est nécessaire de définir des objectifs, un budget, des étapes, une équipe et une planification pour assurer l’aboutissement et la réussite de la démarche GPEC.

Après avoir convaincu la direction et les collaborateurs des intérêts de la GPEC (cf. newsletter "Faire adopter son projet GPEC"), nous vous proposons de découvrir les points clés à ne pas manquer pour cadrer au mieux votre projet, illustrés et enrichis d’exemples, de la définition des objectifs à la constitution de l’équipe projet.

Découvrez les points clés pour que votre projet GPEC maintienne le bon cap et arrive à bonne destination !

Identifier les objectifs stratégiques et opérationnels de la démarche

Pour une organisation, l’une des principales finalités d'une démarche GPEC, est de s’assurer qu’elle détient toutes les compétences nécessaires pour répondre à sa stratégie. Il est indispensable de définir d’une part des objectifs stratégiques RH, correspondant aux orientations à poursuivre, puis de les retranscrire en objectifs opérationnels, exprimant concrètement les actions à mener.

L’un des objectifs stratégiques très souvent défini est la mise en œuvre d’une gestion de carrière pertinente pour l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. Les objectifs opérationnels qui peuvent en découler sont la mise en œuvre ou l'actualisation de l'Entretien Annuel d’Evaluation, le recensement des compétences détenues par les collaborateurs, ou encore l'amélioration du processus d’identification des besoins en formations.

Définir des objectifs clairs et mesurables facilitera la mise en œuvre d’une communication pertinente et adaptée aux différents acteurs de l’organisation et permettra de vérifier l’atteinte des objectifs et résultats.

Estimer un budget

Le budget est l’élément indispensable au démarrage de tout projet et doit être évalué pour permettre la réalisation de l’ensemble de la démarche. Il est défini selon les objectifs de l'organisation et des ressources humaines allouées au projet.

On rappellera qu'il existe la subvention d’aide aux entreprises pour l’élaboration de plan de GPEC, dédiée aux entreprises de 250 salariés au plus, représentant 50% maximum du coût de la prestation dans la limite de 15 000 €. Plus d'infos

Définir les étapes et la planification

Idéalement, l’ensemble de la démarche GPEC doit être divisée en étapes pour lesquelles il faut définir les ressources humaines nécessaires, le nombre de jours requis ainsi que les échéances. Les étapes récurrentes sont :

  • le lancement du projet,
  • la constitution du plan de communication,
  • la construction des référentiels métiers et compétences et la définition des fiches métiers (compétences et niveaux requis),
  • la mise en œuvre ou l’actualisation de l'Entretien Annuel d’Evaluation,
  • l’élaboration d’un plan d’actions (formation, mobilité, recrutement).

Structurer le déroulement de la démarche en étape, permet d’obtenir des résultats régulièrement et de les présenter aux différents acteurs de l’organisation afin de maintenir la dynamique du projet et d’éviter l’essoufflement de l’équipe.

Nous insistons sur l’étape de construction des référentiels métiers et compétences et de définition des fiches métiers pour laquelle il est particulièrement difficile d’évaluer le nombre de jours nécessaires. Dans cette étape nous intégrons, la construction des référentiels métiers et compétences, la définition des fiches métiers et la gestion de la documentation associée. Suite aux divers projets que nous avons menés, nous avons calculé le nombre de jours homme moyens nécessaires pour cette étape selon l'effectif de l’organisation:

  • Organisation de 100 collaborateurs : 30 jrs,
  • Organisation de 800 collaborateurs : 75 jrs,
  • Organisation de 1500 collaborateurs : 100 jrs,

Quelque soit l'effectif de l'organisation, nous constatons pour cette étape un nombre de jours plus ou moins fixe. De ce fait, il n'y a pas de proportionnalité précise entre l'effectif et le nombre de jours nécessaires.

Constituer l’équipe projet

Comme dans tout projet, il faut lister les ressources humaines disponibles et prendre en compte leurs contraintes respectives afin de définir le pourcentage du temps hebdomadaire alloué à la démarche GPEC. Chaque membre de l'équipe se verra attribuer un rôle et les tâches dont il sera responsable.

Précisons que pour une démarche GPEC, il faut composer l'équipe au minimum de deux collaborateurs:

  • Le porteur de projet, qui assurera la communication essentiellement auprès des syndicats ou de la direction. C’est un collaborateur interne à l’organisation, qui a un certain poids décisionnel ou politique et qui est bien souvent le DRH ou le dirigeant de l’organisation.
  • Le chef de projet, qui interviendra davantage sur la partie opérationnelle et la mise en œuvre de la démarche, c’est l’interlocuteur principal. Il doit également être un collaborateur interne à l’organisation avec plusieurs années d'ancienneté (éviter les CDD ou stagiaires qui n’ont pas une connaissance approfondie de l’organisation et de ses métiers).

L'idéal est de compléter par un troisième collaborateur, l’assistant, qui soutiendra les deux autres notamment pour la partie rédactionnelle et la réalisation de tâches administratives. Ce rôle peut être assuré par un stagiaire ou un assistant RH.